El patito feo de las fincas diarias de nuestras empresas suele ser la gestión de los recibos domiciliados, o por su nombre y concepto actual, los adeudos por domiciliación que tenemos en la cuenta. Frente al fulgor del descuento, del factoring, la negociación de las comisiones a veces no nos tomamos el tiempo que necesitan para manejarlos.
Claro que luego siempre salta ese recibo que notaremos como se ha devuelto, o qué pasa con ese otro recibo que traspasamos de una cuenta a otra de la empresa y mágicamente ha vuelto a la vieja, etc. Resumiendo, que nos acordamos de Santa Barbara cuando truena, cuando surgen los problemas, en vez de prevenir. Así que, para evitarlo, vamos a dar una breve relación de consejos para tratar con las domiciliaciones de nuestras cuentas:
- Lo primero es saber qué recibos tenemos domiciliados en nuestras cuentas. Es sencillo en el caso de los mensuales, pero también tenemos recibos trimestrales, anuales o incluso bianuales y ahí la cosa se complica. Podemos revisarlo a mano, ver si existe alguna apartado en nuestros servicio de banca por internet que nos de esta información o solicitársela directamente a nuestro banco, que la tienen.
- A continuación comprobemos que son todos los están y que están todos lo que son, de acuerdo con nuestros contratos y relaciones comerciales.
- Prepara un archivo que te permita tener al día esas domiciliaciones para saber por donde te van a cargar esos pagos.
- Es posible solicitar al banco que nos cambie las domiciliaciones de una cuenta suya a otra de la misma entidad a través de sistema automáticos internos que las redireccionan, pero hay eu ser conscientes de que el emisor del adeudo desconoce este hecho. Si por lo que sea cambia la referencia interna con la que genera el recibo y con la que nos identifican, ese sistema de traspaso no va a funcionar. ¿Conclusión? Siempre es mejor cambiar además directamente la domiciliación con el proveedor
- Recuerda que muchas veces, especialmente en las grandes empresas, los procesos de facturación y emisión de recibos se lanzan con tiempo. Eso significa que quizás la notificación de modificación de cuenta de domiciliación no ha llegado a tiempo para esa remesa. Antes de cancelar una cuenta con recibos domiciliados, antes de dejar de dotar esos saldos, tenlo en cuenta.
- Si no estamos conformes con una domiciliación, en vez de esperar a que la carguen y luego devolverla, podemos poner un aviso a través del banco para evitar que la carguen. Ese aviso puede ser genérico pero eso significa que todas nuestras domiciliaciones serán retenidas y examinadas, lo que puede dar lugar a incidencias. Y si el aviso lo ponemos individualizado a través de ese nº de referencia interno que hemos creado el emisor puede cambiarlo para eludir el bloqueo tras un par de devoluciones.
- Averigua quien es el encargado en tu sucursal de gestionar los cargos por domiciliación de recibos y que tramita aquellos que no se adeudan automáticamente por falta de saldo, discrepancia entre titular del recibo y titular de la cuenta, avisos de no cargar, etc, y manten un canal de comunicación con el mismo ante cualquier problema.
Incidencias y problemas siempre pueden surgir, pero seguir estas simples reglas evitan buena parte de las mismas.