Cuando comenzamos un negocio o empresa nueva, se busca que los costes de explotación permanezcan lo más bajos posible, sobre todo porque no tenemos claros los ingresos que vamos a obtener en los primeros meses. Una de las opciones en las que se puede ahorrar es con un TPV de segunda mano, de manera que no tenemos que comprar un terminal nuevo para que nos ayude a gestionar los cobros en nuestro negocio.
Aquí tenemos que pensar que nos vamos a ocupar de la parte de hardware, el ordenador que nos ayuda a gestionar los cobros cuando un cliente compra algo en nuestro comercio. Para ello, es fundamental tener claro cuántos clientes vamos a tener en el negocio a la vez. No es lo mismo un bar, donde podemos estar atendiendo a cincuenta clientes de forma simultánea, un supermercado con flujo constante de clientes, que una tienda de ropa, donde tal vez sólo cobramos de uno en uno a los dos o tres clientes que están dentro.
TPV de segunda mano, un ahorro a corto plazo
Tenemos que pensar que un TPV no es más que un ordenador al que van conectados diferentes periféricos. Si vamos a comprar una de segunda mano tenemos que ver cuántos años tiene, qué características físicas incluye, en cuanto a memoria RAM, disco duro, pantalla táctil, posibilidad de añadir periféricos, etc. Normalmente es un ordenador todo en uno especial para los negocios, con las características necesarias para su correcto funcionamiento.
Suelen tener un sistema operativo especial, un Windows Embedded, normalmente Windows 7 del que tendremos que tener su licencia de uso, así como una copia para poder reinstalarlo en caso de ser necesario. Cuantos más años tenga el TPV, más importante será tener estos programas que nos permiten volver a dejarlo como nuevo en caso de un problema de sistema operativo. Como en todos los equipos informáticos, a medida que cumplen años el coste de mantenimiento suele ser mayor.
Un TPV nuevo para un negocio suele tener un coste mínimo en torno a los 1000 euros, más IVA, a esta cantidad hay que sumarle como mínimo el coste de una impresora térmica para imprimir las facturas simplificadas, que está en torno a los 200 euros y un cajón portamonedas, que puede ser unos 50 euros. En total, el básico sería unos 1250 euros en un TPV nuevo, que se podría reducir entre un 30 y un 50% si la compramos de segunda mano. Aquí hay que tener en cuenta los años de antigüedad, el estado de conservación y las características del equipo.
Hay algunas cosas que tenemos que considerar, como la facilidad para reparar el TPV en caso de un problema de hardware, para lo cual es importante que pensemos si existe un servicio técnico oficial o si el modelo está todavía en catálogo, ya que en muchos casos un fallo de fuente de alimentación, algo que puede ocurrir con frecuencia después de una tormenta, nos puede provocar que el equipo no arranque y no es tan sencillo encontrar una nueva fuente de alimentación. Los costes de piezas y reparación de un TPV de segunda mano pueden ser considerables, por lo que muchas veces no se reparan y se acaba por comprar una nueva con la ayuda de financiación, sobre todo si ya tiene tres o cuatro años de antigüedad.
En el caso de los periféricos, la impresora, un escáner de manos para leer códigos de barras o el cajón portamonedas, al tener un menor coste, es más sencillo encontrar otro que sea compatible con nuestro equipo. Lo ideal es que tenga pantalla táctil, pero no es algo imprescindible, sobre todo si el volumen de clientes no es muy alto o si el lugar desde donde cobramos tenemos espacio suficiente para tener un teclado y un ratón.
La cuestión es que en el caso de los traspasos muchas veces el TPV entra dentro del acuerdo, pero no siempre con la valoración adecuada, ya que muchas veces la maquinaria que se hereda no está en las mejores condiciones adecuadas para su uso, ya que nos impone una forma de trabajar que muchas veces no es la más adecuada para nuestra empresa. Puede que sea mejor montar nuestro propio TPV con un ordenador que ya tenemos, y del que conocemos bien su estado, que heredar otro que no esté en perfectas condiciones. En todo caso, la ley de garantías establece que para los productos de segunda mano tenemos seis meses desde la fecha de compra.