Cambio en el sistema de gestión de la empresa: pagar por uso o por financiación

A la hora de renovar el sistema de gestión de la empresa una de las principales trabas con las que se topan muchas organizaciones es la inversión necesaria para hacer frente a la misma.

En muchos casos se ha ido amortizando el sistema anterior a lo largo de los años, pero no se ha hecho una previsión para su renovación, por lo que llegado el momento se pueden encontrar con un problema. Esto se puede solucionar si para el cambio del sistema de gestión en la empresa se recurre al pago por uso o la financiación del nuevo sistema.

Ambas alternativas permiten a la empresa no tener que hacer frente de golpe a todo el coste que supone un nuevo sistema de gestión, que muchas veces resulta bastante elevado y, sobre todo a medida que la empresa tiene un mayor volumen, puede ser complicado de afrontar. Además se trata de un software que vamos a amortizar a lo largo del tiempo, por lo tanto parece lógico que se realicen los pagos también de la misma forma.

Pero no son exactamente iguales ambas fórmulas y vamos a ver qué diferencias presentan.

Ventajas del sistema de pago por uso

El sistema de pago por uso del software, el SaaS, está asociado a la utilización de estos programas en la nube, por lo tanto para la mayoría de empresas puede significar un cambio en la forma de trabajar, pero también en el control que tienen de sus datos o del acceso desde cualquier lugar siempre que tengamos conexión a Internet.

Esto tiene sus puntos positivos y también sus aspectos negativos, por lo que es importante valorar que ganamos y qué perdemos con esta cuestión.

La parte positiva es que adaptamos el uso de los recursos a las necesidades de la empresa en cada momento. Sólo se contrata lo que se necesita, como número de usuarios que acceden, espacio disponible, recursos o la versión del programa que necesitamos. Si nuestra empresa crece y necesitamos más recurso los podemos contratar de forma inmediata, algo que flexibiliza mucho el trabajo en las empresas.

También está incluido en el precio que se paga de forma mensual el mantenimiento del sistema de gestión. En este sentido la empresa se puede despreocupar de mantener un servidor, seguridad, actualizaciones, etc. Esto nos asegura que trabajamos siempre con una versión actualizada del programa, por lo que pasados unos años no tendremos una versión obsoleta del mismo. Siempre trabajamos con las herramientas más actualizadas, sin que suponga un cambio brusco ya que se incorporan poco a poco reduciendo la curva de aprendizaje al mínimo.

Tampoco vamos a necesitar invertir en infraestructuras, por lo que el coste inicial suele ser más bajo. De todas formas aunque nuestro sistema de gestión no necesite un servidor al estar en la nube, muchas empresas seguirán necesitando uno para compartir archivos, impresoras, trabajar en dominio, etc. aunque al no tener que montar la aplicación sobre esta máquina sus requisitos de potencia y coste serán menores. En este caso tampoco nos ahorramos del todo el coste de mantenimiento de los sistemas.

Financiando nuestro sistema de gestión

Si apostamos por una financiación del sistema de gestión vamos a pagar un coste mensual fijo durante una serie de años. Esta es una buena alternativa para las empresas consolidadas, que tienen unas expectativas de futuro claras y un retorno de la inversión claro en su necesidad del sistema de gestión.

A largo plazo resulta más rentable la financiación, ya que el pago por uso suele ser algo más costoso de forma mensual.

Otra de las grandes ventajas de este sistema es que permite una mayor personalización de la herramienta. Si tenemos nuestro sistema de gestión en nuestras propias instalaciones  en muchos casos su adaptación a nuestras necesidades será mayor. No se trata ya que sea un software a medida, pero si que tenga una parametrización más acorde con las necesidades de nuestra empresa, que el software de pago por uso muchas veces no puede ofrecer.

Por último otra de las ventajas de este modelo de software financiado es que al finalizar el periodo de amortización podemos seguir utilizando nuestro sistema de gestión. Esto hace que las empresas alarguen el periodo de vida de este sistema lo máximo posible, aunque a veces no tengan la última versión disponible en el mercado o la productividad no sea la mejor que podrían obtener con una versión más actualizada. Sin embargo, el coste cero de amortización supone una gran ventaja. De todas formas, a medida que un programa y una infraestructura van cumpliendo años aumenta el coste de mantenimiento.

Con cuál me quedo

Ambos modelos son válidos para la empresa. Quizás para una startup el modelo de pago por uso pueda resultar más atractivo, mientras que para una empresa ya consolidada o que tiene infraestructura heredada el modelo de financiación del cambio de sistema de gestión sea una alternativa más rentable, tanto a corto como a largo plazo ya que tiene un retorno de la inversión mucho más claro que una empresa que comienza su andadura.

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